Система электронного управления документами — это совокупность технологий, включая создание изображений, управление документами и обработку рабочих процессов, используемых для создания, сбора, распространения, просмотра, обслуживания, хранения, организации, индексации, извлечения и удаления информационных активов. Это может предложить значительную экономию средств и возможности улучшения рабочего процесса. Основные преимущества наличия СЭД описаны ниже:
Улучшенный рабочий процесс — для предприятия, охватывающего несколько мест в разных географических регионах, Система обеспечивает мгновенный доступ к документам, которые обычно требуют времени для передачи из одного места в другое по почте или факсу. В отличие от бумажных процессов, статус документа в электронном рабочем процессе можно легко запросить и определить.
Снижение затрат — основные скрытые затраты в среде документооборота, основанного на бумажных документах, можно отнести к управлению значительным объемом документов, генерируемых в ходе повседневной деятельности. В бумажной среде сотрудникам требуется значительное время, чтобы извлечь бумажный файл, выполнить с ним какое-либо действие, а затем повторно заархивировать файл. Тысячи часов ежегодно тратятся на эту деятельность, что приводит к скрытым расходам для бизнеса. Кроме того, бумага, чернила, папки для документов, шкафы для документов, картотека и другие требования тоже стоят денег. Даже в электронной системе вам нужны компьютеры, носители информации и персонал системного администратора. Эти расходы можно существенно снизить за счет использования электронной системы, которая позволяет сотрудникам находить и архивировать документы в считанные секунды.
Значительное сокращение утерянных документов — СЭД значительно снижает вероятность безвозвратной потери документа. В отличие от бумажных сред, электронные документы в СЭД регулярно копируются, и случайно удаленный документ можно восстановить за считанные минуты с резервного носителя.
Лучшее соответствие нормативным требованиям — записи журнала для СЭД предоставляют важную информацию, которая может быть использована для целей аудита. Кроме того, можно настроить СЭД и скорректировать бизнес-практику, чтобы обеспечить соответствие нормативным требованиям в отношении хранения, доступа и хранения документов.
Утилиты поиска — к документам, хранящимся в электронном виде, можно получить доступ гораздо быстрее при электронном поиске, чем к бумажным документам при физическом поиске. Для электронного поиска существует большая гибкость (например, по ключевому слову, дате, отделу и т. д.).
Лучшее использование физического пространства — система управления документами в масштабе предприятия позволяет лучше использовать офисное пространство, ранее выделенное для хранения файлов.
Доступ к последней информации. Благодаря эффективным возможностям сканирования и индексирования СЭД практически гарантирует, что файлы будут актуальными и актуальными. СЭД также может обеспечивать контроль версий документов и записей.